为加强学院学生会档案资料管理，确保档案的完整性、安全性及有效利用。制定本办法。
一、学生会工作档案
学生会工作档案分日常工作档案（如年度工作计划、工作总结、每周工作计划、各部门常规工作记录等）、开展活动档案（如学院学生会代表大会、学院学生骨干培训、学院运动会工作档案等）两大项内容。
存档方式主要是实物存档和电子存档，实物存档如运动会结束后的入场方阵衣服、学位授予仪式后的学士服等，电子存档如学院升旗仪式的方案、主持词、发言稿、工作分工、活动照片、宣传报道等。
二、学生会工作档案管理规定
1.各部门日常工作档案应时时做好工作记录，每周总结汇总归档一次；开展活动档案应在该项活动结束后一周内总结汇总归档。实物档案放入学院学生会仓库部门指定档案柜中；电子档案除本部门要做好存档外，要按照规定时间要求报学生会秘书处存档。
2.各部门对部门归口管理的所有实物档案填写《电气学院学生会**部门实物档案清单》（附件1）。《电气学院学生会**部门实物档案清单》除本部门留存外，同时报学生会秘书处和监察部存档备查。
3.各部门对部门实物档案享有使用权和管理权，各部门所存实物档案归档必须摆放整齐，在档案柜上标清存放实物内容及数量；实物档案登记表上内容要与仓库中所存实物数量一致。实物档案如无存档价值要销毁时，需由部门负责人报联席主席团成员，并经指导教师审核后销毁。
4.学生会秘书处要分部门建立学院学生会电子档案文件夹，每个文件夹包含日常工作档案、开展活动档案和实物档案清单等内容。
5.学生会档案室的钥匙要严格保管，除学生会主席团成员、学生会秘书处负责人外，其余人未经许可严禁配钥匙。学生会各部门如需使用实物档案，需由主席团成员或秘书处负责人共同取用，使用完后，即刻按照存档要求存档。
三、督导检查
1.学生会监察部采取日常督察与不定期督查相结合方式，对学生会各部门档案存档情况进行检查，每学期至少集中检查2次。督查中，学生会部门工作建档齐全，整理规范有序的，每次检查加0.5分；学生会部门工作建档不齐全，整理不规范，每次检查扣0.5分。
2.学生会部门未按照时间上报存档事宜的，每次扣0.5。
3.学生会监察部每学期对部门存档情况分优、良、合格、差四档进行督导定级，其中优秀等次数量最多3个，良好等次数量最多5个，优秀等次在学期末部门考核中加3分，良好等次在学期末部门考核中加2分，其余等次不加分。
四、有关说明
1.学生会部门对借出的实物档案要认真保管，如出现人为因素导致的物品损失情况，在该部门学期考核中扣8分。
2.学生会所有实物档案为公共财产，其它任何部门或个人，未经过允许，不得以任何形式私用或占有。
3.所有电子档案无特殊格式要求，严格按照《电气学院学生会Worder与Excel公文行为格式规范》编写。
4.各部门应指定至少一名专职或兼职的档案管理员，负责档案的收集、整理和归档工作。档案管理员的选任应考虑其组织能力、责任心及对相关工作的熟悉程度。
